Эффективная коммуникация с чиновниками

Директор Ассоциации «СРО «Альянс Строителей» рассказала на страницах портала РБК о ряде правил, которым она рекомендует следовать в коммуникациях с чиновниками.

«Многим они могут показаться знакомыми, но не все соблюдают их, общаясь с должностными лицами министерств и ведомств. В шпаргалке собраны ключевые рекомендации для эффективной коммуникации», - отмечает Е. Жучкова.

Правило № 1: отправляйте письма через официальные каналы

Впервые обратиться к чиновнику правильнее, направив официальное письмо. Тогда канцелярия соответствующего ведомства зарегистрирует его и назначит конкретного исполнителя. Для должностного лица это будет основанием рассмотреть письмо, а отправителю даст возможность позвонить конкретному человеку (исполнителю) для уточнения текущего статуса.

Стоит помнить, что ответы ведомств не всегда бывают содержательными. В 50% случаев есть шанс получить банальную отписку. Если это произошло, помогает анализ недочетов предыдущего письма и их устранение при написании нового.

Как повысить шансы на ответ

Как показывает практика, повысить шансы на обстоятельный ответ помогают настойчивость и правильные, четкие формулировки. Чиновники чаще отвечают на письма, содержащие подробное описание ситуации, детализацию проблемы на конкретных примерах применительно к компании, максимально развернутые вопросы.

Правила по отправке писем стандартные, они помогают обеим сторонам упорядочить работу. Все документы принимаются через «одно окно»: общий e-mail, электронную форму или канцелярию — в зависимости от учреждения.

Отправка электронного письма напрямую какому-то конкретному лицу не дает гарантии, что документ будет рассмотрен. Есть вероятность, что человек воспримет его как уведомление, поскольку не будет иметь формального основания для начала работы. А вот у письма, отправленного через официальный канал, появится исполнитель.

В любом ведомстве письмо рассматривает профильный отдел. Так, деятельность всех 445 российских саморегулируемых организаций (СРО) в области строительства, проектирования и инженерных изысканий в нашей стране контролируется только одним отделом в Ростехнадзоре. Зачастую в отдел поступает больше запросов, чем он способен оперативно обработать. Поэтому просто наберитесь терпения и ориентируйтесь на заявленный срок рассмотрения письма в 30 дней.

Правило № 2: после звонка встречайтесь лично

Для начала попробуйте проконсультироваться по телефону. Только перед звонком максимально конкретно сформулируйте вопросы. Если такой формат окажется малоэффективным, попробуйте организовать встречу.

В большинстве случаев просто так к чиновнику не пустят. В нашей практике бывали ситуации, когда сотрудник попадал только к человеку, пригласившему его на встречу. Зайти к другому должностному лицу в этом же ведомстве не удавалось, потому что ему не было назначено. Это нормально, и необходимо искать другие пути.

Иногда получается договориться о визите по телефону. Более верный способ — написать официальный запрос с просьбой о назначении встречи. Если вас согласились принять, приходите к чиновнику подготовленным:

• конкретизируйте проблему,
• спрашивайте о том, что вам не удалось узнать из официальных ответов на письма и телефонных консультаций.

Бывает, что официальные лица в надзорных органах сами приглашают к себе представителей компании во время проведения проверок. Это отличный шанс задать интересующие вопросы. Используйте его для продуктивного диалога.

Правило № 3: запаситесь аргументами

Если вы часто взаимодействуете с надзорными органами и регулярно проходите проверки, помните, что официальные лица ценят исполнительный и ответственный подход при прохождении проверок: соблюдение правил и устранение недочетов в соответствии с рекомендациями.

Будучи уверенным в своей позиции на 100%, необходимо еще уметь ее корректно отстаивать. В моей практике есть примеры, когда это срабатывало.

Нашей СРО удалось отстоять право отказаться от единого положения для общих собраний членов СРО. Зачастую некоммерческие организации, руководствуясь многолетней практикой, принимают единое положение для всех собраний. В силу ряда внутренних причин мы посчитали этот документ неудобным. Посоветовавшись с юристами, выяснили, что наличие единого положения — необязательное требование законодательства и можно готовить регламент к каждому отдельному собранию. То есть оказалось, что удобный для нас формат не противоречил закону и подзаконным актам. Опираясь на этот аргумент, мы смогли донести свою позицию чиновникам. Нас услышали, рассмотрели приведенные доводы и согласились с ними.

С опытом приходит понимание, что безапелляционно стоит следовать лишь предписаниям закона. Если же есть возможность варьировать требования, то лучше ей воспользоваться и не загонять себя в жесткие рамки.

Важный момент — штрафы и попытки их оспорить. Когда ошибки очевидны, лучше их признать и заплатить штраф. Если вы будете судиться, отстаивая свою позицию, то, скорее всего, потратите больше времени и денег.

Оспаривать штраф имеет смысл, только досконально разобравшись в ситуации и будучи максимально уверенным в своей позиции.