Кадровое делопроизводство: перемены 2021 года

22 марта Общероссийское межотраслевое объединение работодателей «Ассоциация «Безопасность и качество» провело онлайн-дискуссию «Кадровое делопроизводство и подготовка к проверке ГИТ в 2021 году».

Спикером мероприятия стала Елена Коптенко – член национального Союза кадровиков; участник клуба HR-менеджеров; сертифицированный бизнес-тренер, консультант по управлению персоналом, документационному сопровождению кадровых процессов на предприятии, кадровому аудиту и трудовому праву.

В рамках дискуссии были рассмотрены «горячие» темы для работников кадровых служб: подача отчетов в ПФР «Сведения о занятости по трудовому договору»; документация и новые штрафы за неправильное использование и утечку персональных данных; проверки ГИТ; обязанности работодателя в условиях коронавируса, а также электронные сервисы и инструменты порталов Роструда и «Работа в России».

Как отметила Е. Коптенко, процесс работы с новыми электронными трудовыми книжками вызывает вопросы как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников.

– Специалисты-кадровики организаций уже проделали огромную работу по переходу на электронные трудовые книжки, – говорит эксперт. – Установили соответствующие программы, проинформировали сотрудников об изменениях и получили от работников заявления о ведении книжки в электронном виде. Но, как показывает практика, многие забывают пересмотреть и внести изменения во внутренние локальные акты. Проверьте, в ваших правилах внутреннего трудового распорядка уже есть информация про электронные трудовые книжки? Если нет – ваша документация уже устарела и недействительна. С каждым изменением трудового законодательства необходимо проверять локальные акты. Если они не соответствуют сегодняшним требованиям, значит они не действительны, а это риск нарушения трудового права.

Также Елена Коптенко рассказала о сроках подачи отчета в ПФР, кодах профессиональной деятельности для формы СЗВ-ТД и о том, как изменится заполнение формы с лета 2021 года. Так она сообщила, что с июля текущего года заполнение 5 колонки по ОКЗ будет обязательным для всех. Сейчас внесение информации в эту часть отчета носит рекомендательный характер.

Не менее волнующая тема – работа с персональными данными и изменения, которые уже есть и скоро будут в данной области.

– Требования к согласию на обработку данных все время растут. Документ должен быть емким, подробным, с целями, отраженными в этом согласии. С 1 марта вступили в силу изменения в ФЗ-152. Теперь информацию о субъекте можно использовать только с его прямого согласия. Раньше было такое понятие как «общедоступные персональные данные», теперь оно упразднено. Есть такое понятие как «персональные данные, разрешенные субъектом для распространения», – сказала Елена Коптенко.

Кроме того, она рассказала о новых штрафах за неправильную работу с персональными данными.

В ходе дискуссии эксперт-практик также ответила на многочисленные вопросы слушателей.